Par sa politique de reconnaissance, le bureau coordonnateur s’assure que toutes les demandes soient accueillies et traitées avec diligence.
Rôle du bureau coordonnateur
Afin d’assurer un service de qualité, l’agente de conformité ou la directrice adjointe invite chaque requérante au bureau coordonnateur pour lui remettre une copie de la demande de reconnaissance et des documents lui expliquant les exigences légales et règlementaires. Également, la personne peut avoir de l’information par téléphone, par la poste ou par courriel. Selon le nombre des demandes reçues, des rencontres d’informations peuvent se faire en groupe.
La requérante doit remplir une demande écrite accompagnée des documents et renseignements exigés par le Règlement sur les services éducatifs à l’enfance. Afin de compléter la demande de reconnaissance, le BC soutient la personne requérante dès qu’elle entreprend ses démarches en vue d’obtenir une reconnaissance, afin de lui permettre d’obtenir pour elle-même, pour la personne qui l’assiste, le cas échéant, ainsi que pour chaque personne majeure vivant dans la résidence où elle entend fournir des services de garde, l’attestation d’absence d’empêchement ou, à défaut, après en avoir pris connaissance et si elle maintient sa demande, une déclaration de renseignements pouvant révéler un empêchement, afin qu’il en apprécie le contenu. Le BC avise la requérante que le paiement des frais afférents lui incombe.
La non-disponibilité de places subventionnées
S’il ne dispose pas de places subventionnées à répartir, le BC en informe par écrit la requérante dans les 15 jours de la réception de sa demande, que celle-ci soit complète ou non. La requérante qui, en l’absence de telles places, ne désire pas être reconnue doit, dans les 30 jours de la réception de cet avis, informer par écrit le bureau coordonnateur de sa volonté de retirer sa demande. Celui-ci procède ensuite à la fermeture de son dossier.
Si la requérante ne demande pas le retrait de sa demande, le bureau coordonnateur analyse et rend une décision, conformément aux normes en vigueur et selon les délais prescrit par la Directive relative à l’exercice de la fonction qui consiste à accorder la reconnaissance prévue à l’article 42(1) de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (N° MF-008).
La procédure de reconnaissance
Suite au dépôt d’une demande de reconnaissance, l’agente de conformité ainsi que l’agente de soutien pédagogique et technique entreprendront l’analyse de la demande.
Si un document est manquant ou n’est pas conforme, le BC communique avec la requérante et lui propose son soutien pour régler la situation.
Le BC ferme tout dossier de demande de reconnaissance qui, douze (12) mois après son ouverture, ne contient pas les documents et les renseignements nécessaires pour rendre une décision définitive. La personne requérante en est informée par écrit. Le BC conserve les documents reliés à la demande de reconnaissance pendant une période de douze mois suivant la décision du conseil d’administration.
Si la personne requérante dont le dossier a été fermé présente une nouvelle demande de reconnaissance, le BC ouvre un nouveau dossier.
Si la demande de reconnaissance est complète, le bureau coordonnateur procède à la visite de la résidence ou sera offert le service de garde éducatif. Cette visite est effectuée en prenant rendez-vous avec la requérante. Pour cette visite, l’agente de conformité peut être accompagnée, soit d’une autre agente de conformité ou soit d’une l’agente de soutien pédagogique. Elle utilise la grille de visite d’une résidence privée qui lui permettra de déterminer si les conditions en matière d’hygiène, de salubrité, de sécurité ainsi que les conditions en matière d’aménagement, de chauffage, d’éclairage, d’équipement prévues dans le règlement sont respectées.
L’agente de conformité rédige un rapport de cette visite. Si l’agente de conformité constate qu’il y a des éléments qui ne sont pas conformes aux exigences du RSGEE, elle en avise la requérante par écrit et l’invite à corriger la situation. Elle propose une date pour effectuer une visite de suivi afin de vérifier si les éléments non conformes ont été corrigés.
La requérante et les personnes âgées de plus de quatorze ans qui résident dans la résidence privée où sera offert le service de garde, doivent passer des entrevues.
Pour mener les entrevues, l’agente de conformité et l’agente-conseil en soutien pédagogique et technique utilisent les grilles prévues à cette fin. Suite à l’entrevue, les agentes du BC rédigent un rapport. Elles y inscrivent les éléments qui permettront au conseil d’administration de porter un jugement global sur les aptitudes et la capacité de la personne à assumer les responsabilités qui incombent à une RSGE en milieu familial.
L’agente de conformité rencontre en entrevue les personnes majeures et chaque individu âgés de plus de 14 ans qui résident dans la résidence ou seront fournis les services de garde éducatifs. L’objectif est en outre de vérifier qu’elles n’entreverront pas l’exercice de ses responsabilités et qu’elles seront en mesure de participer au bien-être et à la santé et sécurité des enfants qui seront accueillis. Un rapport est rédigé pour chaque personne.
Évaluation de la faisabilité du projet de la requérante
Cette étape permet d’évaluer la faisabilité du projet. Les agentes du BC rédigent un rapport qui confirme ou non la conformité aux lois et règlements, identifie les forces et les faiblesses du projet et émet une recommandation au conseil d’administration. La directrice générale peut formuler une recommandation au CA pour la reconnaissance de la requérante. Le CA adopte une résolution qui la reconnaît ou non et lui fait part de sa décision dans un délai de sept (7) jours.
Lorsque seul est manquant le document établissant que la personne requérante est couverte par la police d’assurance exigée par l’article 51 (9) du RSGEE avant d’être reconnue, le CA transmet à la personne requérante, par écrit, une décision conditionnelle. Lorsque le bureau coordonnateur reçoit les documents établissant que les exigences relatives à la police d’assurance sont remplies, il transmet à la personne requérante qu’il entend reconnaître un avis d’acceptation de reconnaissance accompagné d’une copie complète de la demande de reconnaissance et d’un document qui décrit les moyens que le BC entend prendre pour s’acquitter de ses obligations prévues à l’article 42° de la LSGEE. L’avis de reconnaissance contient la date de prise d’effet de la reconnaissance et la date de son expiration, le nombre d’enfants de moins de 18 mois et le nombre maximum d’enfants que la RSGE en milieu familial peut recevoir et l’adresse de la résidence où seront fournis les services de garde. Le BC joint à l’avis de reconnaissance une copie de son agrément.
À la suite du processus de reconnaissance, l’agente de soutien pédagogique et technique prendra contact avec la RSGE afin de lui remettre une copie du cartable administratif (ensemble des documents expliquant les exigences légales).
Si le CA refuse de reconnaître la requérante, la présidente lui transmet par écrit la décision écrite dans laquelle sont exposés les motifs qui, fondés sur les exigences législatives ou réglementaires, justifient cette décision. La requérante peut contester la décision du CA en faisant une requête au Tribunal Administratif du Québec.
Le BC doit également transmettre au Ministère, sur demande, les documents reliés à toute demande de reconnaissance, lesquels doivent être conservés pendant les 12 mois qui suivent la prise de décision ou, selon le cas, pendant les 12 mois qui suivent la fermeture d’un dossier incomplet.